Quando tudo é uma prioridade, nada é prioritário

No entanto, e no que respeita à gestão do tempo, um dos maiores erros é assumir que, seguindo um determinado método à risca é possível dar uma resposta cabal a todas as tarefas e processos pendentes e ainda sobrar tempo para acolher novos desafios.

Na verdade, a conjuntura atual das organizações obriga a que os colaboradores estejam permanentemente ligados a um constante fluxo de informação e comunicação que, conjugado com a necessidade de otimizar a produtividade de cada colaborador, facilmente se percebe que as horas de trabalho por dia não são suficientes.

Vejamos alguns dos sintomas que ajudam a identificar uma ineficiente gestão do tempo:

• Sensação de sobrecarga – esta sensação pode estar relacionada com duas questões: 1. Os colaboradores pensam que têm de fazer tudo, assumindo que mais é melhor: 2. Os colaboradores pensam que tudo deve ser feito para ontem.
• Modo reativo – o trabalho dos colaboradores centra-se na constante resolução de problemas quando estes já são considerados críticos.
• Impossibilidade de concluir tarefas – sensação de que há sempre algo mais prioritário para realizar e que o trabalho ficou, na melhor das hipóteses, a 80% no que respeita à qualidade.
• Falta de motivação – pode estar associado à forma de gestão e execução das tarefas ou à falta de visão e comunicação sobre o impacto do trabalho realizado.

O facto é que as organizações que observam problemas na gestão do tempo têm, na realidade, um problema de gestão de prioridades. Se alguns dos sintomas acima é pelos colaboradores na sua organização, o mais provável é que as prioridades não estejam a ser corretamente estabelecidas e/ou comunicadas.

Determinar o que deve, ou não, ser feito, e a respetiva ordem de execução, pode representar a mais importante decisão no que respeita à correta gestão do tempo. Uma das formas de suportar esta tomada de decisão é utilizar a matriz da figura acima. Para a utilização da matriz é necessário a classificação das tarefas segundo duas variáveis: importância e urgência.

Após essa classificação, então a ordem de prioridades deve ser estabelecida da seguinte forma:

1. Elevada Importância – Elevada Urgência;
2. Elevada Importância – Baixa Urgência;
3. Baixa Importância – Elevada Urgência;
4. Baixa Importância – Baixa Urgência.

Definidas as prioridades, importa, então, estabelecer o escalonamento destas e a distribuição das tarefas e projetos pelos colaboradores e equipas. Neste instante é necessário conhecer o tempo que os colaboradores necessitam para a resolução das tarefas e a fila de trabalho de cada um, de modo a estabelecer um escalonamento rigoroso e plausível.

Para que tal aconteça, é necessário o apoio de um sistema de informação. Este software deve ser capaz de registar os tempos gastos por colaborador em cada tarefa realizada na organização, apresentar as tarefas a realizar, identificando as prioridades e estar associado a um sistema de gestão de processos ou projetos.

Assim, uma solução de software que assegure uma correta gestão de prioridades e tempo de trabalho, deve responder aos seguintes macro-requisitos:

Gestão do tempo e execução

• Apresentação das tarefas por ordem de prioridade;
• Possibilidade de check-in e check-out, com registo automático de tempos por atividade;
• Registo de %s de progresso;
• Identificação de tempos “mortos” entre tarefas;
• Possibilidade de adição de tempos de forma manual;
• Registo offline.

Gestão de filas de trabalho e prioridades

• Introdução de tipologias e novas tarefas;
• Ordenação automática a partir dos prazos de conclusão;
• Edição e alteração de prioridades;
• Edição e alteração de estados da tarefa;
• Alertas para impacto noutras tarefas aquando da alteração de prioridades ou não cumprimento de prazos.

Interligação com sistema de gestão de processos e projetos

• Identificação de processos e projetos do colaborador e respetivos estados;
• Associação de tarefas a processos e projetos (utilização de códigos de cores);
• Escalonamento automático de tarefas a partir das prioridades de projetos e processos;
• Simulação de médias de execução (considerando histórico de tarefas);
• Cálculo e apresentação de cenários de escalonamento;
• Alertas para sub e sobredimensionamento de equipas ou recursos.

Relatórios

• Listagem de tempos por colaborador e por tipologia de tarefa;
• Comparação de tempos e processos por colaborador e equipa;
• Histórico de tempos de execução;
• Comparação de desempenho de equipas;
• Perspetivas globais e locais de progresso.

Estas funcionalidades podem ser utilizadas por colaboradores, de forma individual ou por equipas, numa abordagem mais colaborativa. De igual modo, algumas organizações podem tirar proveito apenas das funcionalidades de lista de tarefas pendentes e prioridades, e outras podem integrar os seus processos e projetos com a gestão de tempos e prioridades em níveis de complexidade elevados.

Mas seja qual for o modo de utilização, as organizações devem orientar a gestão do tempo dos seus recursos considerando as prioridades das tarefas em mãos, através de ferramentas que disponibilizem dados em tempo real e que forneçam um leque de informação e conhecimento, que permitam uma tomada de decisão no sentido da otimização dos seus recursos.

Saiba mais em: Time Tracker